Samstarfssamningur HSV og Ísafjarðarbæjar

 

 

Ísafjarðarbær, Hafnarstræti 1, 400 Ísafirði og Héraðssamband Vestfirðinga (HSV), Suðurgötu 12, 400 Ísafirði, gera með sér svohljóðandi samstarfssamning:

 

1. gr.

Markmið og verkefni.

Markmið samningsins er að:

  1. a) Auka gæði íþróttastarfs í Ísafjarðarbæ og fjölga þátttakendum.
  2. b) HSV í samstarfi við Ísafjarðarbæ vinni að heilsueflingu innan sveitarfélagsins.
  3. c) Efla starfsemi og fagleg vinnubrögð HSV.
  4. d) Efla forvarnastarf íþróttafélaganna í gegnum HSV.
  5. e) Efla samstarf og samráð íþróttafélaga sveitafélagsins.
  6. f) Bæta samstarf og samráð HSV og Ísafjarðarbæjar.
  7. g) Öll erindi íþróttafélaga fari í gegnum HSV og verði afgreidd þar. HSV geri tillögu um stærri mál til Ísafjarðarbæjar.

 Helstu verkefni:

  1. a) Móttaka allra erinda íþróttafélaga, þau afgreidd eða áframsend til afgreiðslu hjá Ísafjarðarbæ.
  2. b) Afgreiðsla einstakra styrkja, svo sem:

      Úthlutun afnota félaga af íþróttamannvirkjum.

      Úthlutun fjármagns í einstök verkefni.

      Úthlutun húsaleigustyrkja vegna íbúðarhúsnæðis til íþróttafélaga.

  1. c) Umsjón með afreksmannasjóði Ísafjarðarbæjar.
  2. d) HSV í umboði íþróttafélaganna gerir samninga við Ísafjarðarbæ.
  3. e) HSV verður tengiliður vegna allra samninga sem gerðir verða við íþróttafélögin.
  4. f) HSV tekur við ábendingum frá sveitafélaginu um samningsbundna þætti, bæði efndir og vanefndir.
  5. g) HSV skilgreinir þarfir og mikilvægi framkvæmda er varða íþróttamannvirki.
  6. h) HSV forgangsraðar styrkhæfum verkefnum íþróttafélaganna.

Til að sinna ofangreindum verkefnum skal HSV setja verklagsreglur til að tryggja gegnsæi í vinnubrögðum.

 

2. gr.

Um samninginn.

Samningi þessum er ætlað að efla samstarf innan íþróttahreyfingarinnar og á milli bæjaryfirvalda Ísafjarðarbæjar og HSV, auk þess að tryggja öflugt og gott íþrótta- og tómstundastarf fyrir börn og unglinga í Ísafjarðarbæ samkvæmt stefnu félaganna þar um.

Samningurinn skal stuðla að framgangi og starfsemi íþróttafélaga í bænum, með það að leiðarljósi að öllum börnum og ungmennum sveitarfélagsins gefist kostur á að taka þátt í góðu, fjölbreyttu og uppbyggilegu íþróttastarfi, þar sem skipulega verður unnið með forvarnir íþróttastarfs.

 

3. gr.

Umboð HSV.

HSV fer með umboð aðildarfélaga til þess að fara með samskipti milli félaganna og Ísafjarðarbæjar, enda er það stefna Ísafjarðarbæjar að samskipti við íþróttafélögin fari í gegnum HSV. Stjórn HSV sinnir erindum aðildarfélaganna, sem annars bærust Ísafjarðarbæ, í fullri samvinnu við viðkomandi aðildarfélag og fylgir afgreiðslu þeirra eftir.

Öll erindi frá félögum innan HSV til bæjaryfirvalda skulu send bréflega til HSV, sem afgreiðir eða sendir til Ísafjarðarbæjar til afgreiðslu. Ísafjarðarbær skal jafnframt kappkosta að svara öllum innkomnum erindum bréflega eins fljótt og kostur er. Að sama skapi skulu erindi frá Ísafjarðarbæ til einstakra íþróttafélaga berast HSV, sem vinnur úr þeim með viðkomandi íþróttafélögum.

Stjórn HSV hefur yfirumsjón og eftirlit með því að aðildarfélög vinni af fagmennsku og samkvæmt stefnumörkun sem sambandið setur í samráði við Ísafjarðarbæ. Félögin vinni samkvæmt stefnumörkun sveitarfélagsins eins og við á. HSV skal hafa umsjón með að upplýsa og fræða formenn félaga um þær stefnur sem í gildi eru í sveitarfélaginu.

 

 4. gr.

Forvarnir.

HSV skal sjá til þess að hvert félag setji sér forvarnastefnu, og að hún sé virk.

HSV skal gera eineltisáætlun sem unnið verður eftir í öllum félögum innan HSV. Félögin geri verkferla og fræði þjálfara sína og félaga um hvað gera skuli komi upp einelti eða grunur um einelti. Ávallt skal hugað að velferð og vellíðan iðkenda.

 

5. gr.

Jafnréttismál

HSV skal gera báðum kynjum jafn hátt undir höfði í öllum störfum sínum. Stefna HSV í jafnréttismálum verði að félagsmönnum sé ekki mismunað eftir aldri, kyni eða kynþætti. Bæði kyn séu hvött til áframhaldandi íþróttaiðkunar. Í stjórn HSV og félögum þess skal þess gætt að hlutfall kynjanna sé sem jafnast og ekki minna en 40% þegar um fleiri en þrjá fulltrúa er að ræða. Ef félög verða uppvís að mismunun eða að þau geri kynjunum mishátt undir höfði hefur það áhrif á frekari greiðslur til viðkomandi félags.

 

 6. gr.

Umhverfismál

HSV hvetur félagsmenn sína til að ganga vel um náttúruna. Jafnframt hvetur HSV aðildarfélög sín til að setja sér stefnu í umhverfismálum, einkum verði þar lögð áhersla á að kynna hugmyndafræði sjálfbærrar þróunar og innræta almenna virðingu í umgengni við náttúruna í öllu starfi félaganna, en einkum í barna- og ungmennastarfi.

 

7. gr.

Yfirlit yfir styrkupphæðir

Yfirlit yfir styrkupphæðir sem nánar eru tilgreindar í 7 – 12 gr. hér að neðan.

Peningastyrkir  
Rekstrarstyrkur 11,000.000
Íþróttaskóli 10.000.000
Þjálfarastyrkir 750.000
Afreksmannasjóður 1.500.000
Styrktaræfingar unglinga 250.000
  23.500.000
   
Styrkir í formi afnota af húsnæði  
Húsaleigu- og æfingastyrkir 77.000.000
Íbúðarhúsnæði 6.500.000-9.000.000
  86.000.000
   
samtals 109.500.000

 

8. gr.

Rekstrarstyrkur

Árlegur rekstrarstyrkur Ísafjarðarbæjar til HSV er kr. 11.000.000. Stjórn HSV sér um að ráðstafa rekstrarframlagi til félaga með tilliti til umfangs barna- og unglingastarfs þeirra, enda hafi HSV eftirlit með því að slíkt starf fari fram hjá viðkomandi félögum.

Greiðsludagar rekstrarstyrks Ísafjarðarbæjar til HSV skulu vera einu sinni í mánuði með jöfnum mánaðarlegum greiðslum. Skila skal reikningum á bæjarskrifstofu Ísafjarðarbæjar 20 dögum fyrir greiðsludag.

Stjórn HSV greiðir styrki til einstakra félaga innan HSV ef þau vinna eftir stefnu HSV og Ísafjarðarbæjar, skila starfsskýrslu, ársskýrslu, halda aðalfundi og hafa virka forvarnastefnu.

 

9. gr.

Íþróttaskóli

HSV skal starfrækja íþróttaskóla fyrir börn í 1.-4. bekk. Skólinn skal vera í samfellu við skóladag nemenda og skal boðið upp á fjölbreytt starf fyrir þennan aldurshóp. HSV skal leggja metnað í að hafa menntaða/reynda þjálfara við störf í skólanum. Þá skal leggja á það áherslu að kostnaður vegna þátttöku fæli iðkendur ekki frá. Ísafjarðarbær leggur til kr. 10.000.000 í verkefnið. Ef miklar breytingar verða á fjölda barna í íþróttaskóla er heimilt að endurskoða þennan kafla.

  

10. gr.

Þjálfarastyrkir.

HSV fær árlega kr. 750.000 til ráðstöfunar frá Ísafjarðarbæ í þjálfarastyrki. HSV úthlutar til þjálfara innan sambandsins en einnig er heimild til að úthluta til þjálfara utan HSV með þeim skilyrðum að styrkurinn nýtist til íþrótta, hreyfingar eða lýðheilsu íbúa Ísafjarðarbæjar. Upphæðin er lágmarks fjárhæð, en getur hækkað með samþykkt í fjárhagsáætlun hvers árs. Styrkveitingum er ætlað að auka hæfni þjálfara í Ísafjarðarbæ sem verður til þess að efla íþróttastarf og lýðheilsu í sveitarfélaginu. Taka skal mið af fyrri úthlutunum. Fyrir hverja úthlutun skal auglýst eftir umsóknum í netfréttamiðlum og á heimasíðum HSV og Ísafjarðarbæjar. HSV semur reglur um sjóðinn og úthlutar eftir þeim.

 

11. gr.

Afreksmannasjóður.

Ár hvert leggur Ísafjarðarbær afreksmannasjóð HSV til kr.1.500.000 sem lágmark, en getur hækkað þá fjárhæð með samþykkt í fjárhagsáætlun hvers árs. Úthlutanir verði samkvæmt gildandi reglugerð sjóðsins. Koma skal upp hvatakerfi á þann hátt að eftirsóknarvert sé fyrir félög að vera með afreksmenn innan sinna raða og skal það bæði eiga við um einstaklinga og lið.

 

12. gr.

Húsaleigu- og æfingastyrkir.

HSV er ætlað það hlutverk, að úthluta tímum til íþróttafélaga í íþróttamannvirkjum Ísafjarðarbæjar samkvæmt reglum þar um. Úthlutun tíma færist sem styrkur Ísfjarðarbæjar til HSV. Styrkur þessi er metinn á um kr. 77 milljónir ár hvert.

Styrkveiting nær til félags, sem er fullgildur aðili að HSV. Styrkurinn nær til íþróttaæfinga barna og unglinga skv. skilgreiningu ÍSÍ, auk meistaraflokka karla og kvenna í hóp- og einstaklingsíþróttum sem taka þátt í Íslandsmóti. Miðað er við að greiða að fullu kostnað fyrir æfingaaðstöðu þeirra félaga sem reka barna- og unglingastarf innan þess ramma er úthlutun nær til hverju sinni. Þetta á við þau mannvirki og tækjabúnað sem Ísafjarðarbær á. Þau félög sem ekki hafa barna- og unglingastarf eða eru ekki fullgildir aðilar HSV, skulu sækja sérstaklega um og skal meta styrkhæfni þeirra hverju sinni.

 Samkvæmt samningi þessum fær HSV úthlutað frá 20. ágúst - 1. júní ár hvert allt að 57 tímum á viku í íþróttahúsinu á Torfnesi, 40 tímum á viku á Austurvegi, 31 tíma á viku í Sundhöll Ísafjarðar, 24 tímum á viku í íþróttamiðstöðinni á Þingeyri, 24 tímum á viku í íþróttamiðstöðinni á Flateyri og 24 tímum á viku í íþróttamiðstöðinni á Suðureyri. Úthlutun yfir sumarmánuðina fer eftir samkomulagi og getur numið allt að 40 tímum á viku. Þarfnist HSV fleiri tíma og sölutímar eru ekki í notkun getur HSV, að fengnu samþykki umsjónarmanns eigna, fengið afnot af fleiri tímum.

Fjöldi íþróttatíma endurskoðast árlega fyrir 1. júní ár hvert á grundvelli ársskýrslu HSV. Skal sú endurskoðun vera grundvöllur nýrrar úthlutunar og samþykkjast af íþrótta- og tómstundanefnd og bæjarstjórn Ísafjarðarbæjar, áður en HSV úthlutar til einstakra íþróttafélaga. Öll notkun íþróttafélaga af íþróttamannvirkjum Ísafjarðarbæjar skal skráð og afrit send HSV mánaðarlega.

 Úthlutanir eru aðallega tvisvar á ári, vetrarúthlutun og sumarúthlutun. Til að koma til greina varðandi úthlutun tíma og húsaleigustyrkja verður viðkomandi íþróttafélag að senda HSV umsókn. Umsóknir um úthlutanir berist að vori og hausti. Félögin skulu skila inn til HSV stundatöflu yfir æfingar með sundurliðun yfir deildir og aldursflokka. Stundatöflum skal einnig skilað til viðkomandi íþróttamannvirkis. Stundatöflum skal fylgja skrá yfir kennara og/eða þjálfara hvers flokks ásamt iðkendum. Ekki er heimilt að æfing í barna- og unglingaflokkum fari fram, nema þjálfari 18 ára eða eldri sé til staðar, samanber reglur um íþróttamannvirki.

Skráningar á nýtingu tíma skulu vera í samræmi við reglur mannvirkisins.

Uppgjör húsaleigu miðast við samþykkta gjaldskrá Ísafjarðarbæjar. Uppgjör og greiðslur til félaga/mannvirkja fara fram að fengnum mánaðarskýrslum.

Tímar sem HSV fær úthlutað í íþróttamannvirkjum skulu nýttir á opnunartímum húsanna. Ef sérstakar óskir koma fram um aðra tíma þá skal afgreiða þær óskir sérstaklega enda séu þeir tímar innan úthlutaðs tímafjölda. HSV sér um samninga við félög um tíma utan opnunartíma mannvirkja. Æfingatímum á stórhátíðum verður ekki úthlutað. Hafa skal samráð við forstöðumann hvers íþróttamannvirkis um mögulegan aðgang á slíkum dögum.

 

13. gr.

Íbúðarhúsnæði fyrir íþróttafélög.

Ísafjarðarbær leggur HSV til íbúðastyrk í formi afnota af fimm íbúðum Fasteigna Ísafjarðarbæjar ehf. HSV vinnur forgangsröðun milli íþróttafélaga varðandi úthlutun. HSV er ekki heimilt að leigja íbúðirnar út á almennum leigumarkaði. HSV ber ábyrgð á skemmdum sem kunna að verða á íbúðunum meðan á leigutíma stendur og greiðir kostnað vegna rafmagns og hita af íbúðunum. Styrkur þessi er metinn á kr. 9,6 milljónir ár hvert.

 Íbúðirnar skulu allar hafa verið teknar út af starfsmanni Fasteigna Ísafjarðarbæjar ásamt tilnefndum fulltrúa HSV þegar leigutími hefst. Íbúðirnar skulu vera í fullkomlega leiguhæfu ástandi, sem báðir aðilar hafa samþykkt.

Framkvæmdastjóri HSV eða tengiliður sem hann vísar á sér um að reglum varðandi húsnæðið sé fylgt, s.s. sameign og flokkun sorps, og bregst við tilmælum frá Fasteigunum Ísafjarðarbæjar í því sambandi.

Íbúar í íbúðum sem sveitarfélagið leggur til íþróttafélaga á vegum HSV skulu vera skráðir með lögheimili í sveitafélaginu, ef því verður við komið.

Ef tjón verður á íbúð að einhverju leyti á leigutímanum, umfram hefðbundið slit, ber HSV að ábyrgð á kostnaði viðgerðar sem unnin skal í samráði við starfsmann Fasteigna Ísafjarðarbæjar.

HSV mun hafa tvær af geymslum þessara   íbúða til notkunar fyrir innanstokksmuni, eftir nánara samkomulagi við starfsmann Fasteigna Ísafjarðarbæjar.

 

14. gr.

Forgangur að íþróttamannvirkjum.

 Ísafjarðarbær hefur forgang að notkun íþróttamannvirkja á skólatíma fyrir nemendur grunnskóla Ísafjarðarbæjar. Almenna reglan er að nemendur hafi fyrsta forgang, svo íþróttafélög og síðan eru almennir tímar. Hliðra skal til æfingatímum félaga vegna sérstakra atburða á vegum sveitarfélagsins.

 

15. gr.

Uppbygging íþróttamannvirkja

Íþróttafélög í Ísafjarðarbæ sem eru aðildarfélög HSV geta gert uppbyggingasamninga við Ísafjarðarbæ. Félögin skulu skila inn tillögu að samningi í síðasta lagi 15. mars ár hvert fyrir komandi ár, til stjórnar HSV sem forgangsmetur samningana og sendir síðan áfram til Ísafjarðarbæjar. Samkvæmt  samstarfssamningi Ísafjarðarbæjar og HSV hefur HSV milligöngu um samninga aðildarfélaga sinna og Ísafjarðarbæjar.

Uppbyggingarsamningar eru gerðir um afmarkaðar framkvæmdir sem nýst gætu íþróttafélögum og almenningi til iðkunar viðkomandi íþróttar. Slíkir samningar geta verið til styttri tíma s.s. 1. til 3.  ára en geta einnig verið til lengri tíma ef verkefnin eru stór og framtíðarsýn skýr.

Verkin sem um ræðir eru fjárfestingatengd, en geta einnig snúist um viðhald og geta hvort heldur orðið eign Ísafjarðarbæjar eða íþróttafélags þegar framkvæmdum er lokið.

Tilgangur uppbyggingarsamninga er að hvetja íþróttafélög til þess að sýna frumkvæði og afl til framkvæmda. Ísafjarðarbær vill koma til móts við þá sem hafa háleitar hugmyndir og leggja fram mótframlag, til að auðvelda verkin eftir því sem kostur er.

Það er á ábyrgð íþróttafélaga að skila inn, í samráði við HSV, vel útfærðri tillögu að framkvæmd sem íþróttafélagið ætlar sér að fara í, hvert framlag félagsins verður og með hvaða hætti óskað er eftir þátttöku Ísafjarðarbæjar í þeirri framkvæmd. Tillögunni skal fylgja ítarleg kostnaðaráætlun verksins.

Forsenda þess að af samningi verði á grundvelli tillögu frá íþróttafélagi er að framlög annarra en sveitarfélags séu umtalsverð og verkefnið hljóti samþykki bæjarstjórnar.

 

16. gr.

Kappleikir, fjölliðamót og aðrir viðburðir.

Þegar kappleikir, fjölliðamót og aðrir viðburðir á vegum HSV, eða félaga innan raða þess, eru í íþróttamannvirkjum Ísafjarðarbæjar, skal HSV eða félag innan þess fara eftir reglum húsa um kappleiki og fjölliðamót.

 

17. gr.

Þjálfarar.

Stjórn HSV skuldbindur öll félög innan sinna raða til að hafa ákvæði í þjálfarasamningi um að þjálfari eða staðgengill hans skuli vera mættir 10 mín. áður en æfing hefst. Þjálfara eða staðgengli hans ber að fara eftir reglum hússins og sjá um að keppendur fari einnig eftir þeim, sýni öguð samskipti, góða umgengni og fari að tilmælum starfsmanna.

 

18. gr.

Rekstrar og starfsskýrsla.

Stjórn HSV skuldbindur sig til að skila rekstrarskýrslum til íþrótta- og tómstundanefndar. Í rekstrarskýrslum skal aðgreina meistaraflokka frá barna- og unglingastarfi og gera grein fyrir því hvernig styrkjum hefur verið varið. Í skýrslunni skal m.a. koma fram

  1. í hvaða verkefni framlögum var úthlutað,
  2. skipting rekstrarframlaga til aðildarfélaga og úthlutunarreglur,
  3. umsóknir um framlög til annarra sjóða,
  4. fjöldi iðkenda á bak við HSV,
  5. nýting á fjármagni afreksmannasjóðs,
  6. fjárfestingar og samstarfsverkefni,
  7. fjöldi iðkenda í hverju verkefni sem HSV styrkir,
  8. fjöldi tímaúthlutana til íþróttafélaga í íþróttamannvirkjum,
  9. áhersla HSV fyrir árið og næsta starfsár,
  10. samþykktar stefnur HSV.

Rekstrarskýrslu skal skilað til íþrótta- og tómstundanefndar fyrir 1. apríl ár hvert og er sú skýrsla forsenda fyrir áframhaldandi greiðslu samkvæmt samningi þessum.

Á samningstímanum mun HSV stuðla að því að gera starfsemina sýnilegri fyrir íbúum Ísafjarðarbæjar og gera íþrótta- og tómstundanefnd grein fyrir því hvernig það er gert.

 

19. gr.

Kynning á samningi.

Stjórn HSV skal sjá til þess að samningurinn verði kynntur fyrir stjórnum félaga innan HSV, þjálfurum og staðgenglum þeirra í samráði við Ísafjarðarbæ og fyrir hans hönd. Ísafjarðarbær skal ábyrgjast kynningu samningsins við starfsmenn íþróttahúsa og annarra hlutaðeigandi. Kynningin skal fara fram strax eftir undirskrift samningsins. Árlega verður kynning fyrir formenn íþróttafélaga um hlutverk HSV.

Stjórn HSV skal sjá um að samningnum sé framfylgt í hvívetna og gera ráðstafanir ef einstaka félög eða þjálfarar verða brotlegir gagnvart honum.

 

20. gr.

Gildistími.

Samningur þessi tekur gildi 1. janúar 2018 og gildir til 31.desember 2019. Vanefndir, svo sem varðandi skil á rekstrarskýrslum, geta seinkað eða stöðvað greiðslur frá sveitarfélaginu. Gerður er fyrirvari um að bæjarstjórn kunna að ákveða aðhaldsaðgerðir við samþykkt fjárhagsáætlunar ár hvert og á HSV ekki kröfu á bæjarsjóð eða rétt á bótum þótt framlag til sambandsins verði lækkað. Lagt verður til að árlegt framlag í samningi þessum taki breytingu samkvæmt vísitölu neysluverðs sem var 444,6 1. september 2017.

 

Ísafirði, 7. desember 2017

 

 

 

 

 

Guðný Stefanía Stefánsdóttir                                               Gísli Halldór Halldórsson

F.h. Héraðssambands Vestfirðinga.                                      F.h. Ísafjarðarbæjar.