Samstarfssamningur HSV og Ísafjarðarbæjar

Samstarfssamningur Héraðssambands Vestfirðinga og Ísafjarðarbæjar.

 

Ísafjarðarbær, Hafnarstræti 1, 400 Ísafirði og Héraðssamband Vestfirðinga (HSV), Austurvegi 9, 400 Ísafirði, gera með sér svohljóðandi samstarfssamning:

 

  1. gr.

Markmið og verkefni.

 

Markmið samningsins er að:

  1. Auka gæði íþróttastarfs í Ísafjarðarbæ og fjölga þátttakendum.
  2. HSV í samstarfi við Ísafjarðarbæ vinni að heilsueflingu innan sveitarfélagsins.
  3. Efla starfsemi og fagleg vinnubrögð HSV.
  4. Efla forvarnastarf íþróttafélaganna í gegnum HSV.
  5. Efla samstarf og samráð íþróttafélaga sveitafélagsins.
  6. Bæta samstarf og samráð HSV og Ísafjarðarbæjar.
  7. Öll erindi íþróttafélaga fari í gegnum HSV og verði afgreidd þar. HSV geri tillögu um stærri mál til Ísafjarðarbæjar.

 

Helstu verkefni:

  1. a) Móttaka allra erinda íþróttafélaga, þau afgreidd eða áframsend til afgreiðslu hjá Ísafjarðarbæ.
  2. b) Afgreiðsla einstakra styrkja, svo sem:

      Úthlutun afnota félaga af íþróttamannvirkjum.

      Úthlutun fjármagns í einstök verkefni.

      Úthlutun húsaleigustyrkja vegna íbúðarhúsnæðis til íþróttafélaga.

  1. c) Umsjón með afreksmannasjóði Ísafjarðarbæjar.
  2. d) HSV í umboði íþróttafélaganna gerir samninga við Ísafjarðarbæ.
  3. HSV verður tengiliður vegna allra samninga sem gerðir verða við íþróttafélögin.
  4. f) HSV tekur við ábendingum frá sveitafélaginu um samningsbundna þætti, bæði efndir og vanefndir.
  5. g) HSV skilgreinir þarfir og mikilvægi framkvæmda er varða íþróttamannvirki.
  6. h) HSV forgangsraðar styrkhæfum verkefnum íþróttafélaganna.

 

Til að sinna ofangreindum verkefnum skal HSV setja verklagsreglur til að tryggja gegnsæi í vinnubrögðum.

 2. gr.

Um samninginn.

 

Samningi þessum er ætlað að efla samstarf innan íþróttahreyfingarinnar og á milli bæjaryfirvalda Ísafjarðarbæjar og HSV, auk þess að tryggja öflugt og gott íþrótta- og tómstundastarf fyrir börn og unglinga í Ísafjarðarbæ samkvæmt stefnu félaganna þar um.

 

Samningurinn skal stuðla að framgangi og starfsemi íþróttafélaga í bænum, með það að leiðarljósi að öllum börnum og ungmennum sveitarfélagsins gefist kostur á að taka þátt í góðu, fjölbreyttu og uppbyggilegu íþróttastarfi, þar sem skipulega verður unnið með forvarnir íþróttastarfs.

 

Ísafjarðarbær leggur áherslu á að merki sveitarfélagsins verði á búningum íþróttafélaga.

 3. gr.

Umboð HSV.

 

HSV fer með umboð aðildarfélaga til þess að fara með samskipti milli félaganna og Ísafjarðarbæjar, enda er það stefna Ísafjarðarbæjar að samskipti við íþróttafélögin fari í gegnum HSV. Stjórn HSV sinnir erindum aðildarfélaganna, sem annars bærust Ísafjarðarbæ, í fullri samvinnu við viðkomandi aðildarfélag og fylgir afgreiðslu þeirra eftir.

 

Öll erindi frá félögum innan HSV til bæjaryfirvalda skulu send bréflega til stjórnar HSV, sem afgreiðir eða sendir til Ísafjarðarbæjar til afgreiðslu. Ísafjarðarbær skal jafnframt kappkosta að svara öllum innkomnum erindum bréflega eins fljótt og kostur er. Að sama skapi skulu erindi frá Ísafjarðarbæ til einstakra íþróttafélaga berast HSV, sem vinnur úr þeim með viðkomandi íþróttafélögum.

 

Stjórn HSV hefur yfirumsjón og eftirlit með því að aðildarfélög vinni af fagmennsku og samkvæmt stefnumörkun sem sambandið setur í samráði við Ísafjarðarbæ. Félögin vinni samkvæmt stefnumörkun sveitarfélagsins eins og við á. HSV skal hafa umsjón með að upplýsa og fræða formenn félaga um þær stefnur sem í gildi eru í sveitarfélaginu.

 

 

4. gr Forvarnir.

 

HSV skal sjá til þess að hvert félag setji sér forvarnastefnu, og að hún sé virk.

 

HSV skal gera eineltisáætlun sem unnið verður eftir í öllum félögum innan HSV. Félögin geri verkferla og fræði þjálfara sína og félaga um hvað gera skuli komi upp einelti eða grunur um einelti. Ávallt skal hugað að velferð og vellíðan iðkenda.

 

5. gr. Jafnréttismál

 

HSV skal gera báðum kynjum jafn hátt undir höfði í öllum störfum sínum. Stefna HSV í jafnréttismálum verði að félagsmönnum sé ekki mismunað eftir aldri, kyni eða kynþætti. Bæði kyn séu hvött til áframhaldandi íþróttaiðkunar. Í stjórn HSV og félögum þess skal þess gætt að hlutfall kynjanna sé sem jafnast og ekki minna en 40% þegar um fleiri en þrjá fulltrúa er að ræða. Ef félög verða uppvís að mismunun eða að þau geri kynjunum mishátt undir höfði hefur það áhrif á frekari greiðslur til viðkomandi félags.

 

6, grein Umhverfismál

HSV hvetur félagsmenn sína til að ganga vel um náttúruna. Jafnframt hvetur HSV aðildarfélög sín til að setja sér stefnu í umhverfismálum, einkum verði þar lögð áhersla á að kynna hugmyndafræði sjálfbærrar þróunar og innræta almenna virðingu í umgengni við náttúruna í öllu starfi félaganna, en einkum í barna- og ungmennastarfi.

 

 7. Yfirlit yfir styrkupphæðir

Yfirlit yfir styrkupphæðir tilgreindar sem nánar eru tilgreindar í 7 – 12 gr. hér að neðan.

 

 

Peningastyrkir

 

Rekstarstyrkur

7.800.000

Frístundaskóli

7.800.000

Þjálfarastyrkir

555.000

Afreksmannasjóður

1.500.000

 

17.655.000

 

 

Styrkir í formi afnota af húsnæði

   

Húsaleigu- og æfingastyrkir

60.000.000

Íbúðarhúsnæði

8.000.000

 

68.000.000

 

 

Samtals

85.655.000

 

 

 

 8. gr.

Rekstrarstyrkur

 

Árlegur rekstrarstyrkur Ísafjarðarbæjar til HSV er kr. 7.800.000 og verður ráðstafað sem rekstrarframlagi til aðildarfélaga.

 

Stjórn HSV sér um að ráðstafa rekstrarframlaginu milli félaga með tilliti til umfangs barna- og unglingastarfs þeirra, enda hafi HSV eftirlit með því að slíkt starf fari fram hjá viðkomandi félögum.

 

Greiðsludagar rekstrarstyrks Ísafjarðarbæjar til HSV skulu vera einu sinni í mánuði með jöfnum mánaðarlegum greiðslum. Skila skal reikningum á bæjarskrifstofu Ísafjarðarbæjar 20 dögum fyrir greiðsludag.

 

Stjórn HSV greiðir styrki til einstakra félaga innan HSV ef þau vinna eftir stefnu HSV og Ísafjarðarbæjar, skila starfsskýrslu, árskýrslu, halda aðalfundi og hafa virka forvarnastefnu.

 9. gr.

Frístundaskóli.

 

HSV skal starfrækja íþróttaskóla fyrir börn í 1.-4. bekk. Skólinn skal vera í samfellu við skóladag nemenda og skal boðið upp á fjölbreytt starf fyrir þennan aldurshóp. HSV skal leggja metnað í að hafa menntaða/reynda þjálfara við störf í skólanum. Þá skal leggja á það áherslu að kostnaður vegna þátttöku fæli iðkendur ekki frá. Ísafjarðarbær leggur til kr. 7.800.000 í verkefnið.

 

10. gr.

Þjálfarastyrkir.

 

HSV fær árlega kr. 555.000 til ráðstöfunar frá Ísafjarðarbæ í þjálfarastyrki. HSV úthlutar til þjálfara innan sambandsins en einnig er heimild til að úthluta til þjálfara utan HSV með þeim skilyrðum að styrkurinn nýtist til íþrótta, hreyfingar eða lýðheilsu íbúa Ísafjarðarbæjar. Upphæðin er lágmarks fjárhæð, en getur hækkað með samþykkt í fjárhagsáætlun hvers árs. Styrkveitingum er ætlað að auka hæfni þjálfara í Ísafjarðarbæ sem verður til þess að efla íþróttastarf og lýðheilsu í sveitarfélaginu. Taka skal mið af fyrri úthlutunum. Fyrir hverja úthlutun skal auglýst eftir umsóknum í netfréttamiðlum og á heimasíðum HSV og Ísafjarðarbæjar. HSV semur reglur um sjóðinn og úthlutar eftir þeim.

 

11. gr.

Afreksmannasjóður.

 

Ár hvert leggur Ísafjarðarbær afreksmannasjóð HSV til kr.1.500.000 sem lágmark, en getur hækkað þá fjárhæð með samþykkt í fjárhagsáætlun hvers árs. Úthlutanir verði samkvæmt gildandi reglugerð sjóðsins. Koma skal upp hvatakerfi á þann hátt að eftirsóknarvert sé fyrir félög að vera með afreksmenn innan sinna raða og skal það bæði eiga við um einstaklinga og lið.

 

 12. gr.

Húsaleigu- og æfingastyrkir.

 

HSV er ætlað það hlutverk, að úthluta tímum til íþróttafélaga í íþróttamannvirkjum Ísafjarðarbæjar samkvæmt reglum þar um. Úthlutun tíma færist sem styrkur Ísfjarðarbæjar til HSV. Styrkur þessi er metinn á um kr. 60 milljónir ár hvert.

 

Styrkveiting nær til félags, sem er fullgildur aðili að HSV. Styrkurinn nær til íþróttaæfinga barna og unglinga skv. skilgreiningu ÍSÍ, auk meistaraflokka karla og kvenna í hóp- og einstaklingsíþróttum sem taka þátt í Íslandsmóti. Miðað er við að greiða að fullu kostnað fyrir æfingaaðstöðu þeirra félaga sem reka barna- og unglingastarf innan þess ramma er úthlutun nær til hverju sinni. Þetta á við þau mannvirki og tækjabúnað sem Ísafjarðarbær á. Þau félög sem ekki hafa barna- og unglingastarf eða eru ekki fullgildir aðilar HSV, skulu sækja sérstaklega um og skal meta styrkhæfni þeirra hverju sinni.

 

Samkvæmt samningi þessum fær HSV úthlutað frá 20. ágúst - 1. júní ár hvert allt að 57 tímum á viku í íþróttahúsinu á Torfnesi, 40 tímum á viku á Austurvegi, 31 tíma á viku í Sundhöll Ísafjarðar, 24 tímum á viku í íþróttamiðstöðinni á Þingeyri, 24 tímum á viku í íþróttamiðstöðinni á Flateyri og 24 tímum á viku í íþróttamiðstöðinni á Suðureyri. Úthlutun yfir sumarmánuðina fer eftir samkomulagi og getur numið allt að 40 tímum á viku. Þarfnist HSV fleiri tíma og sölutímar eru ekki í notkun getur HSV, að fengnu samþykki umsjónarmanns eigna, fengið afnot af fleiri tímum.

 

Fjöldi íþróttatíma endurskoðast árlega fyrir 1. maí ár hvert á grundvelli ársskýrslu HSV. Skal sú endurskoðun vera grundvöllur nýrrar úthlutunar og samþykkjast af íþrótta- og tómstundanefnd og bæjarstjórn Ísafjarðarbæjar, áður en HSV úthlutar til einstakra íþróttafélaga. Öll notkun íþróttafélaga af íþróttamannvirkjum Ísafjarðarbæjar skal skráð og afrit send HSV mánaðarlega.

 

Úthlutanir eru aðallega tvisvar á ári, vetrarúthlutun og sumarúthlutun. Til að koma til greina varðandi úthlutun tíma og húsaleigustyrkja verður viðkomandi íþróttafélag að senda HSV umsókn. Umsóknir um úthlutanir berist að vori og hausti. Félögin skulu skila inn til HSV stundatöflu yfir æfingar með sundurliðun yfir deildir og aldursflokka. Stundatöflum skal einnig skilað til viðkomandi íþróttamannvirkis. Stundatöflum skal fylgja skrá yfir kennara og/eða þjálfara hvers flokks ásamt iðkendum. Ekki er heimilt að æfing í barna- og unglingaflokkum fari fram, nema þjálfari 18 ára eða eldri sé til staðar, samanber reglur um íþróttamannvirki.

Skráningar á nýtingu tíma skulu vera í samræmi við reglur mannvirkisins.

 

Uppgjör húsaleigu miðast við samþykkta gjaldskrá Ísafjarðarbæjar. Uppgjör og greiðslur til félaga/mannvirkja fara fram að fengnum mánaðarskýrslum.

 

Tímar sem HSV fær úthlutað í íþróttamannvirkjum skulu nýttir á opnunartímum húsanna. Ef sérstakar óskir koma fram um aðra tíma þá skal afgreiða þær óskir sérstaklega enda séu þeir tímar innan úthlutaðs tímafjölda. HSV sér um samninga við félög um tíma utan opnunartíma mannvirkja. Æfingatímum á stórhátíðum verður ekki úthlutað. Hafa skal samráð við forstöðumann hvers íþróttamannvirkis um mögulegan aðgang á slíkum dögum.

 

13. gr.

Íbúðarhúsnæði fyrir íþróttafélög.

 

Ísafjarðarbær leggur HSV til íbúðastyrk í formi afnota af fimm íbúðum Fasteigna Ísafjarðarbæjar ehf. HSV vinnur forgangsröðun milli íþróttafélaga varðandi úthlutun. HSV er ekki heimilt að leigja íbúðirnar út á almennum leigumarkaði. HSV ber ábyrgð á skemmdum sem kunna að verða á íbúðunum meðan á leigutíma stendur og greiðir kostnað vegna rafmagns og hita af íbúðunum.

 

Íbúðirnar skulu allar hafa verið teknar út af starfsmanni Fasteigna Ísafjarðarbæjar ásamt tilnefndum fulltrúa HSV þegar leigutími hefst. Íbúðirnar skulu vera í fullkomlega leiguhæfu ástandi, sem báðir aðilar hafa samþykkt.

Framkvæmdastjóri HSV eða tengiliður sem hann vísar á sér um að reglum varðandi húsnæðið sé fylgt, s.s. sameign og flokkun sorps, og bregst við tilmælum frá Fasteigunum Ísafjarðarbæjar í því sambandi.

Íbúar í íbúðum sem sveitarfélagið leggur til íþróttafélaga á vegum HSV skulu vera skráðir með lögheimili í sveitafélaginu, ef því verður við komið.

Ef tjón verður á íbúð að einhverju leyti á leigutímanum, umfram hefðbundið slit, ber HSV að ábyrgð á kostnaði viðgerðar sem unnin skal í samráði við starfsmann Fasteigna Ísafjarðarbæjar.

HSV mun hafa tvær af geymslum þessara allt að fimm íbúða til notkunar fyrir innanstokksmuni, eftir nánara samkomulagi við starfsmann Fasteigna Ísafjarðarbæjar.

Styrkur þessi er metinn á kr.  8-9 milljónir ár hvert.

 

14. gr.

Forgangur að íþróttamannvirkjum.

 

Ísafjarðarbær hefur forgang að notkun íþróttamannvirkja á skólatíma fyrir nemendur grunnskóla Ísafjarðarbæjar. Almenna reglan er að nemendur hafi fyrsta forgang, svo íþróttafélög og síðan eru almennir tímar. Hliðra skal til æfingatímum félaga vegna sérstakra atburða á vegum sveitarfélagsins.

 

15. gr.

Uppbygging íþróttamannvirkja.

 

Þegar uppbygging íþróttamannvirkja er í samstarfi milli Ísafjarðarbæjar og íþróttafélags, skal samningur um eignaskipti liggja fyrir áður en framkvæmdir hefjast. Leggist starfsemi íþróttafélags niður fellur umsjá mannvirkis og eignarhluti viðkomandi íþróttafélags til HSV samkvæmt lögum sambandsins. Skal HSV leitast við að halda mannvirki í notkun og/eða stofna til nýs félags eða endurverkja hið fyrra. Hafi HSV ekki tök á þessu falla mannvirkin til Ísafjarðarbæjar.

 

Stjórn HSV skal í samvinnu við íþróttafélögin skilgreina þarfir og mikilvægi uppbyggingar/endurbóta íþróttamannvirkja. Bæjarstjórn ákveður síðan framlög við gerð fjárhagsáætlunar næsta árs á eftir. Ísafjarðarbær mun kappkosta að fara eftir skilgreiningu HSV um uppbyggingu/endurbætur íþróttamannvirkja í Ísafjarðarbæ.

 

Sæki íþróttafélag um það til HSV að ákveðin uppbygging fari fram, skal umsókn og umsögn samkvæmt forgangsröð berast Ísafjarðarbæ. Bæjarstjórn Ísafjarðarbæjar skal síðan á grundvelli þeirrar umsagnar ákveða hvort af framkvæmdum verður og skal svar berast HSV. Ef HSV, íþróttafélag og bæjarstjórn eru sammála um að ráðist verði í framkvæmdir, skal gera um þær samning áður en framkvæmdir hefjast.

 

16. gr.

Kappleikir, fjölliðamót og aðrir viðburðir.

 

Þegar kappleikir, fjölliðamót og aðrir viðburðir á vegum HSV, eða félaga innan raða þess, eru í íþróttamannvirkjum Ísafjarðarbæjar, skal HSV eða félag innan þess fara eftir reglum húsa um kappleiki og fjölliðamót.

 

17. gr.

Þjálfarar.

 

Stjórn HSV skuldbindur öll félög innan sinna raða til að hafa ákvæði í þjálfarasamningi um að þjálfari eða staðgengill hans skuli vera mættir 10 mín. áður en æfing hefst. Þjálfara eða staðgengli hans ber að fara eftir reglum hússins og sjá um að keppendur fari einnig eftir þeim, sýni öguð samskipti, góða umgengni og fari að tilmælum starfsmanna.

 

18. gr.

Rekstrar og starfsskýrsla.

 

Stjórn HSV skuldbindur sig til að skila rekstrarskýrslum til íþrótta- og tómstundanefndar. Í rekstrarskýrslum skal aðgreina meistaraflokka frá barna- og unglingastarfi og gera grein fyrir því hvernig styrkjum hefur verið varið. Í skýrslunni skal m.a. koma fram

  1. í hvaða verkefni framlögum var úthlutað,
  2. skipting rekstrarframlaga til aðildarfélaga og úthlutunarreglur,
  3. umsóknir um framlög til annarra sjóða,
  4. fjöldi iðkenda á bak við HSV,
  5. nýting á fjármagni afreksmannasjóðs,
  6. fjárfestingar og samstarfsverkefni,
  7. fjöldi iðkenda í hverju verkefni sem HSV styrkir,
  8. fjöldi tímaúthlutana til íþróttafélaga í íþróttamannvirkjum,
  9. áhersla HSV fyrir árið og næsta starfsár,
  10. samþykktar stefnur HSV.

Rekstrarskýrslu skal skilað til íþrótta- og tómstundanefndar fyrir 1. apríl ár hvert og er sú skýrsla forsenda fyrir áframhaldandi greiðslu samkvæmt samningi þessum.

Á samningstímanum mun HSV stuðla að því að gera starfsemina sýnilegri fyrir íbúum Ísafjarðarbæjar og gera íþrótta- og tómstundanefnd grein fyrir því hvernig það er gert.

 

19. gr.

Kynning á samningi.

 

Stjórn HSV skal sjá til þess að samningurinn verði kynntur fyrir stjórnum félaga innan HSV, þjálfurum og staðgenglum þeirra í samráði við Ísafjarðarbæ og fyrir hans hönd. Ísafjarðarbær skal ábyrgjast kynningu samningsins við starfsmenn íþróttahúsa og annarra hlutaðeigandi. Kynningin skal fara fram strax eftir undirskrift samningsins. Árlega verður kynning fyrir formenn íþróttafélaga um hlutverk HSV.

 

Stjórn HSV skal sjá um að samningnum sé framfylgt í hvívetna og gera ráðstafanir ef einstaka félög eða þjálfarar verða brotlegir gagnvart honum.

 

20. gr.

Gildistími.

 

Samningur þessi tekur gildi 1. janúar 2016 og gildir til 31.desember 2017. Vanefndir, svo sem varðandi skil á rekstrarskýrslum, geta seinkað eða stöðvað greiðslur frá sveitarfélaginu. Gerður er fyrirvari um að bæjarstjórn kunna að ákveða aðhaldsaðgerðir við samþykkt fjárhagsáætlunar ár hvert og á HSV ekki kröfu á bæjarsjóð eða rétt á bótum þótt framlag til sambandsins verði lækkað. Lagt verður til að árlegt framlag í samningi þessum taki breytingu samkvæmt vísitölu neysluverðs sem var 430,6 1. september 2015.

 

Ísafirði, 18. desember 2015

 

 

 

 

 

_______________________________                _________________________

F.h. Héraðssambands Vestfirðinga.                                      F.h. Ísafjarðarbæjar.

 

 

 

 

 

Vottar að réttri dagsetningu og undirritun.

 

_________________________________________

 

_________________________________________